Organizzazione eventi aziendali, la nostra Guida. Puntata 2: l’idea

organizzazione eventi aziendali 2

Organizzazione eventi aziendali: dove eravamo rimasti?

Eccoci giunti alla seconda puntata della nostra Guida di organizzazione eventi aziendali

Breve riepilogo: nella scorsa puntata abbiamo analizzato il primo step da percorrere, la definizione degli obiettivi.

Oggi passiamo al secondo step, nonché probabilmente il più importante in assoluto: l’idea.

Organizzazione eventi aziendali: l’idea

Idea è una parola magnifica, ma allo stesso tempo generica.

Alle idee si associa l’immagine di un flusso creativo, della grafica, del marketing. Tutto molto vero, ma non basta.

Talvolta trovare un’idea è il passaggio che blocca un team, perché nessuna sembra sufficientemente originale o nuova.

Come trovare, quindi, le giuste idee?

Brainstorming

Partire da un brainstorming è sempre la scelta giusta per l’organizzazione eventi aziendali

Dall’inglese, brainstorming si può tradurre come “tempesta mentale”, ed è una tecnica di ricerca di idee in team.

Come funziona? Si parte, appunto dall’obiettivo principale che avrà l’evento (vedi l’articolo sugli obiettivi). Da lì, insieme al team di lavoro, si libera il flusso delle idee accogliendo ogni proposta in totale libertà.

Solitamente si pensa che il brainstorming serva solo per i progetti creativi, ma così non è.

Immaginate un obiettivo commerciale da raggiungere ed un flusso di idee su come farlo? O, ancora, un problema operativo da risolvere, e delle idee alternative per farlo?

Spesso l’errore è che ci si focalizza troppo sui problemi, sulla burocrazia, e si perde il filo conduttore che tutto l’evento deve avere, l’idea.

Concept

Definita l’idea chiave dell’evento, si entra nello specifico stabilendone un concept.

Il concept è un risultato intermedio di progetto che serve a delinearne i cardini, ovvero obiettivi, target, necessità di spazio e budget.

Dal punto di vista squisitamente ideativo, nostro focus di oggi, il concept è la sensazione che deve trasmettere l’evento.

Per esempio: una grande azienda di dolciumi può decidere di organizzare un evento dal concept “fabbrica di caramelle”, dove sono previste attività interattive per intrattenere gli ospiti e dimostrare la pratica dell’attività.

Allestimento

Scendendo sempre più nel dettaglio, nel concept deve essere compresa l’idea di allestimento.

Non stiamo parlando di negozi, pertanto l’allestimento qui si intende come allestimento della location, della zona catering o delle attività previste.

L’allestimento è fondamentale in quanto impiega una parte consistente delle risorse umane e del budget.

Nella puntata di oggi, però, ci focalizziamo sull’ideazione.

L’allestimento deve essere coerente con il concept e gli obiettivi stabiliti. Non solo: deve stupire.

Come fare? Giocando con le luci, con l’interattività, con le sorprese. E con la musica.

Musica

La musica è un aspetto fondamentale dell’organizzazione eventi aziendali, di qualunque tipo essi siano.

Spesso si compie l’errore di sottovalutarla, o addirittura ometterla. Si pensi ad una convention o un meeting. Si può credere che trattandosi di un evento formale, la musica non serva. 

Ma perché no? La musica può dare atmosfera nell’attesa del famoso “quarto d’ora accademico”. Può fare da sottofondo ad un catering, o semplicemente dare l’effetto sorpresa in una presentazione. Insomma: musica promossa a pieni voti!

Direzione artistica

Chiudiamo questa carrellata delineando la figura che si può occupare di tutto ciò sopra descritto.

Il direttore artistico è una sorta di progettista specializzato nell’organizzazione di eventi. Si incarica della scelta della musica adatta al mood dell’evento, dell’idea di allestimento e del concept stabilito. 

Non esitate, quindi, a selezionare una figura adatta al ruolo nel vostro team, o a scegliere una risorsa esterna. 

Fate attenzione che la persona sia dotata delle competenze necessarie. Non si limitano a quelle artistiche, ma sono anche organizzative, di team leader e tecniche.

Per oggi questa seconda puntata della Guida all’evento perfetto è giunta al termine, la prossima settimana vedremo qual è il terzo step, non perdetevelo!

Volete cercare subito la vostra location ideale? Qui trovate il nostro elenco!

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