Organizzazione eventi aziendali, la nostra Guida. Puntata 3: il budget

organizzazione eventi aziendali 3

Organizzazione eventi aziendali: dove eravamo rimasti?

Eccoci giunti alla terza puntata della nostra Guida di organizzazione eventi aziendali.

Breve riepilogo: nella scorsa puntata abbiamo analizzato il secondo step da percorrere, la definizione dell’idea. Te lo sei perso? Nessun problema, puoi leggerlo qui.

Oggi passiamo al terzo step, imprescindibile e fondamentale: la definizione del budget. 

Organizzazione eventi aziendali: il budget

Il budget è l’elemento da cui ogni progetto deve passare.

Cosa si intende per budget? Il budget è un documento utilizzato sia nella fase pre-progettuale che al termine di un evento per valutarne i risultati.

Spesso, prima di definire un budget, viene realizzato uno studio di fattibilità. Questo serve per analizzare se la realizzazione dell’evento può portare ad un rapporto positivo costi-ricavi.

Lo studio di fattibilità non sempre assume per le aziende il giusto peso. Si tratta, invece, di una fase da non trascurare.

Grazie a questo, si può intraprendere il progetto con una visione precisa di ciò che serve, evitando di perdere tempo. Il tempo, si sa, è denaro.

Parlando di denaro, entriamo nel dettaglio del budget.

Il budget è un documento unico che va, però, diviso in settori. Ecco quali sono.

Organizzazione eventi aziendali: il budget per lo spazio

Il primo aspetto da analizzare nel budget è chiaramente lo spazio.

Si parte dallo spazio perché è l’elemento imprescindibile, nonché il punto chiave di tutto l’evento.

Qua affrontiamo il primo punto spinoso: non si può risparmiare sullo spazio.

Quasi tutte le aziende, giustamente, desiderano gli spazi più centrali, più visibili e più d’impatto. Il problema è che non hanno la giusta dimensione del budget per questo tipo di spazi.

Ora vi spieghiamo il perché diciamo di non risparmiare sull’affitto della location.

Molto spesso, l’obiettivo di un evento è di far parlare della propria azienda. Impressionare, restare scolpiti nella memoria, dare una certa immagine del brand.

In ciò, la location ed il tipo di spazio svolge un ruolo chiave ed incide almeno per la metà.

Proprio per questo motivo, almeno la metà del budget deve essere destinato allo spazio.

Come definire un giusto budget per lo spazio?

Tendenzialmente, le aziende partono dal loro desiderio, ovvero dalla cifra ideale da spendere. Spesso, invece, la soluzione è chiedere un parere agli esperti.

Un’agenzia immobiliare specializzata nelle location per eventi può fornirvi una consulenza specifica e farvi rivalutare e riformulare un budget coerente con il vostro evento.

Per questo, siete nel posto giusto! Spazio eventi è l’unica vera agenzia immobiliare autorizzata specializzata sulle location. A chi chiedere una consulenza se non ad un’agenzia immobiliare esperta di tutti gli aspetti che vanno dall’affitto alle fasi contrattuali?

Chiarito questo, passiamo al prossimo aspetto del budget.

Organizzazione eventi aziendali: il budget per l’allestimento

Mettiamo caso che abbiate già scelto lo spazio giusto. Bene, ora come allestirlo?

Se avete seguito il nostro articolo precedente sull’idea (leggi qui l’articolo) dovreste aver già le idee chiare su come allestire lo spazio.

Resta ora da scegliere i fornitori e valutare il prezzo di tale allestimento.

Se avete affittato lo spazio dei vostri sogni, siete già a metà dell’opera. Non si può, però, trascurare l’allestimento, fondamentale per impressionare gli ospiti.

Va sommato, quindi, al budget per lo spazio, un budget per l’allestimento. Qual è il giusto budget per l’allestimento?

Sicuramente, non è un elemento da trascurare perché i materiali ed il montaggio dell’allestimento hanno un costo non esiguo. C’è da dire, però, che ci sono altre leve di maggior efficacia, come la comunicazione.

Il nostro consiglio è, quindi, di valutare bene il costo dell’allestimento per non investirci troppo.

Organizzazione eventi aziendali: il budget per il personale

Veniamo ora al personale.

Avete già stabilito chi gestirà l’evento?

Personale interno all’azienda o personale esterno assunto appositamente per il vostro evento?

Sicuramente i costi variano in base a questo dettaglio, poiché avvalersi di persone esterne ha sempre un costo maggiore.

Ci sono professionalità che devono possedere caratteristiche specifiche insostituibili. Un tecnico, un interprete, un cantante ne sono l’esempio.

Per il personale che gestirà gli ospiti, invece, avvalersi di un team interno può essere molto utile. Gli interni, oltretutto, conoscono meglio i valori aziendali da trasmettere ed il modo di operare.

Queste valutazioni vanno sicuramente fatte, dopodiché, sulla base dei carichi di lavoro, si può redarre un budget per il personale.

Organizzazione eventi aziendali: il budget per le autorizzazioni

Le autorizzazioni sono un aspetto che spesso non assume il giusto peso nella definizione del budget.

Se si deve riprodurre musica, esporre su suolo pubblico o vendere al pubblico, sono necessarie specifiche autorizzazioni. Queste, chiaramente, hanno un costo, che non sempre è ridotto.

Di queste, se ne fa carico chi svolge l’evento, ma per conoscere quali sono è necessario conoscere le normative aggiornate.

Torniamo, quindi, alla consulenza da agenzia immobiliare. Possiamo darvi tutte le informazioni che vi servono, ed indicarvi gli interlocutori specifici per ogni autorizzazione.

Per oggi questa terza puntata della Guida all’evento perfetto è giunta al termine, la prossima settimana vedremo qual è il quarto step, non perdetevelo!

————-

Volete cercare subito la vostra location ideale? Qui trovate il nostro elenco!

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