Organizzazione eventi aziendali, la nostra Guida. Puntata 4: il periodo

organizzazione eventi aziendali 4

Organizzazione eventi aziendali: dove eravamo rimasti?

Siamo arrivati alla quarta puntata della nostra Guida sull’organizzazione eventi aziendali.

Nella scorsa puntata abbiamo parlato dell’importante argomento del budget. Ve lo siete persi? Trovate l’articolo completo qui.

Oggi entriamo nel vivo di un altro tema molto interessante: il periodo dell’evento. Partiamo!

Organizzazione eventi aziendali: il periodo

Se siete arrivati a questo punto della Guida, avete già definito l’idea del vostro evento ed il budget per il progetto.

Ora c’è un altro elemento da analizzare: il periodo.

Il periodo in cui organizzare un evento spesso è fondamentale nella definizione del suo successo.

Si può trattare di una variabile di periodicità o di concorrenza, ma il momento è fondamentale.

Entriamo però nel dettaglio dei vari aspetti che compongono il momento perfetto.

Organizzazione eventi aziendali: la durata dell’evento

Sicuramente la prima cosa da capire è quanto deve durare l’evento.

E’ fondamentale quindi stilare una timeline delle attività e degli interventi dell’evento per capire la durata ottimale di esso.

Avete già stabilito la lista degli ospiti ed i contenuti da comunicare?

L’evento durerà mezza giornata, un’intera giornata o più giorni consecutivi?

Queste sono domande che sicuramente bisogna porsi prima di stabilire il momento giusto.

Organizzazione eventi aziendali: il giorno giusto

Dopo aver capito la durata ideale per l’evento, fondamentale è decidere in quale data ed in quale fascia oraria organizzarlo.

Piccolo trucco: osservate gli eventi simili. Cosa vuol dire?

Guardatevi intorno e monitorate le aziende che si avvicinano alla vostra. Organizzano eventi? Quando? Chi vi partecipa?

Perché non partecipate anche voi a questi eventi per studiarli al meglio e coglierne gli aspetti positivi?

Questo sarà molto utile non solo per carpire nuove idee, ma anche per evitare di sovrapporre il vostro evento a quello di aziende concorrenti.

Sarebbe invece utile avvicinare l’evento a quelli di aziende partner e collaboratrici, in modo da permettere ai vostri invitati di partecipare ad entrambi.

Non trascurate anche il discorso di ponti e festività, o di periodi critici nel settore.

Raramente una persona carica di lavoro o, diversamente, in ferie, deciderà di interrompere i propri impegni per venire al vostro evento.

Detto questo, cos’altro rimane da valutare?

Organizzazione eventi aziendali: l’orario perfetto

L’orario è un altro elemento da non tralasciare.

Il vostro evento prevede la necessità della luce del giorno? E’ previsto uno spuntino?

E’ necessario partire dalla mattina? A che ora iniziare? 

Molto importante è capire la provenienza degli invitati. Se ci sono partecipanti che vengono da fuori città, ad esempio, organizzare l’evento alle 9 di mattina può essere proibitivo.

Spesso le persone valutano gli orari cercando di evitare l’ora di punta del traffico, pertanto bisogna tenere conto anche di questo aspetto.

Molto importante è la valutazione dell’orario anche in caso di pranzi o cene. Mai iniziare troppo presto, specialmente se gli invitati vengono da impegni precedenti.

Insomma, queste analisi vanno personalizzate in base alla tipologia d’evento, quello che vi stiamo consigliando è di riflettere bene su ognuno di questi punti.

Ricordate di porvi sempre le giuste domande.

Organizzazione eventi aziendali: il preavviso

Il preavviso! Ci avevate pensato?

Mettetevi nei panni di un invitato: quanto tempo prima vorreste conoscere la data dell’evento?

Di quanto preavviso avreste bisogno per pianificare gli impegni?

Spesso si trascura questa tematica, spedendo gli inviti troppo tardi o non curando al meglio la comunicazione dell’evento.

Mentre della comunicazione parleremo più approfonditamente in una delle prossime puntate, gli inviti rientrano a pieno nella tematica di oggi.

Se gli invitati non ricevono gli inviti per tempo, si rischia di non avere un’adeguata affluenza.

Si sa, più partecipanti ci sono, e più un evento funziona, no?

Il nostro consiglio è di dare sempre un preavviso di almeno tre settimane, ancor meglio un mese. 

In questo modo la probabilità di trovare le agende dei vostri invitati ancora libere sarà più alta.

Siete carichi? Siete pronti a scoprire come continuare nel vostro percorso di organizzazione?

Ci diamo appuntamento alla prossima puntata per scoprire il prossimo step!

————-

Volete cercare subito la vostra location ideale? Qui trovate il nostro elenco!

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