Organizzazione eventi aziendali, la nostra Guida. Puntata 5: la location

organizzazione eventi aziendali 5

Organizzazione eventi aziendali: dove eravamo rimasti?

Eccoci giunti alla quinta puntata della nostra Guida sull’organizzazione eventi aziendali.

Nella scorsa puntata abbiamo trattato l’argomento del periodo. Ve lo siete persi? Trovate l’articolo completo qui.

Oggi parleremo di uno degli aspetti più importanti di un evento: la location giusta. Si parte!

Organizzazione eventi aziendali: la location

Sicuramente, se dovete organizzare un evento aziendale, il vostro primo pensiero è andato alla scelta della location.

E’ vero che stiamo trattando l’argomento solo alla quinta puntata della Guida, ma ciò non significa che questa scelta non richieda il giusto tempo.

Vediamone i vari aspetti per procedere con ordine.

Organizzazione eventi aziendali: la ricerca della location

La ricerca della location ideale è un processo che richiede la giusta attenzione.

Innanzitutto, occorre partire per tempo.

Certo, ci sono centinaia di possibili location eventi, ma quante rispettano tutti i parametri che vi servono? Di quante i vostri invitati si possono innamorare a prima vista?

Essendo i calendari di eventi molto dinamici, il consiglio è di partire sempre con un paio di mesi di anticipo. 

Questo è molto utile anche perché la location potrebbe essere già affittata per l’intero mese, con il rischio di non poter nemmeno far slittare la data del vostro evento.

Riguardo la ricerca, non c’è che una domanda che sicuramente vi state facendo: dove cercare la location?

Ebbene, siete nel posto giusto!

Spazio Eventi  offre un’ampia scelta di location di tutti i tipi in tutta Italia. 

Intraprendere una ricerca è semplicissimo. Vi basterà scegliere la provincia d’interesse e la tipologia di evento fra quelle proposte, e… buon divertimento!

Avete anche la possibilità di abbreviare ulteriormente i tempi: mandateci una richiesta dal modulo contatti e faremo una ricerca ad hoc per voi! 

Organizzazione eventi aziendali: le caratteristiche della location

Ora che sapete dove cercare, avete bisogno però di chiarirvi le idee sulle caratteristiche della location ideale.

Innanzitutto è bene partire dalla tipologia e dal tema del vostro evento.

In base al tipo di evento, agli obiettivi che esso ha ed all’idea di evento che avete, potete stilare una lista delle caratteristiche che necessitate.

Di seguito una lista di parametri da definire al fine di contattare l’agenzia con un elenco puntuale di richieste:

  • La data o il periodo in cui si deve svolgere l’evento
  • La tipologia di evento (presentazione aziendale, lancio di prodotto, congresso, conferenza stampa, shooting fotografico, cena aziendale, ecc.)
  • Il numero di invitati o, nel caso, se l’evento sarà aperto al pubblico
  • Di conseguenza, la metratura indicativa richiesta
  • Gli orari di svolgimento dell’evento (molto importante è l’orario di fine evento, specialmente se è serale)
  • La zona in cui desiderate posizionarvi o le caratteristiche geografiche che ricercate (vicinanza a stazioni, strada di passaggio, zona comoda per i parcheggi, ecc.)
  • Le caratteristiche e dotazioni tecniche che necessitate e quelle che invece potete portare voi (eventuale vetrina su strada, illuminazione notturna, wi-fi gratuito, impianto audio, proiettore ecc.)
  • Il budget indicativo per l’affitto dello spazio (leggete l’articolo sul budget qui)

Una cosa importante da considerare è che è molto difficile trovare la location che rispetta alla perfezione ognuno di questi parametri.

Trovate, quindi, i due o tre su cui puntare maggiormente.

In questo caso, probabilmente, si tratterà del periodo e delle caratteristiche richieste. Questo è un ottimo punto di partenza per iniziare una ricerca proficua.

Organizzazione eventi aziendali: dopo la ricerca

Ora avete la vostra lista di caratteristiche o, ancora meglio, avete già selezionato alcune location dalla lista di Spazio Eventi.

Come muoversi?

L’agenzia specializzata vi saprà indicare un elenco di proposte e, nel caso delle vostre scelte, se le location sono disponibili nel periodo richiesto.

In questa fase, vi consigliamo di fissare il prima possibile i sopralluoghi presso gli spazi.

Oltre ad una motivazione di tipo precauzionale per bloccare per tempo lo spazio, c’è una motivazione puramente pratica.

Per quanto l’agenzia possa aiutarvi nella ricerca, c’è sicuramente sempre bisogno di visionare lo spazio dal vivo per rendersi conto delle attrezzature presenti, dell’esatta posizione e dei servizi offerti.

Spazio Eventi fisserà per voi tutti i sopralluoghi presso gli spazi e saprà seguirvi passo passo nella vostra scelta.

Pronti per passare all’azione? Siamo qui per voi!

————————————————-

Volete cercare subito la vostra location ideale? Qui trovate il nostro elenco!

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